De tussentijd benutten voor verandering
De meeste organisaties zijn in verandering en willen medewerkers van hoog tot laag betrekken. Betrekken bij visievorming en bij de implementatie. Dat doen zij door regelmatig bijeenkomsten te plannen met alle betrokkenen. Bijeenkomsten voor het managementteam, voor grote groepen teamleiders en bijeenkomsten waarin de directie of het management langsgaat in de teams. Nu is het idee dat deze bijeenkomsten als motor voor de verandering werken. Daarom wordt er vaak veel tijd gestoken in het bouwen van een inspirerend programma. Helaas wordt er onvoldoende nagedacht over samenhang tussen bijeenkomsten en het stuur op de ‘tussentijd’. Terwijl juist daar veel te winnen is.
Wat is ook de tussentijd?
Dat is de tijd tussen bijeenkomsten door. De tijd waarin blijkt wat de impact van je dag is geweest. En de tijd waarin je de impact door kleine praktische interventies kunt vergroten. Hoe? Door niet sessie voor sessie te organiseren, maar na te denken over een hele reeks bijeenkomsten. Door aan het begin van het jaar alle bijeenkomsten te plannen en na te denken over wat je ín de bijeenkomsten wilt doen en ook wat je wilt dat er in de tussentijd gebeurt. Door vooraf na te denken over kleine praktische interventies in en rond het werk. Want door er vooraf over na te denken kun je erop sturen.
En dan nu praktisch
Zie de organisatieontwikkeling als reisplan en stippel vooraf niet alleen de grote ontmoetingsmomenten uit, maar denk ook na over alle excursies en vrije momenten tussendoor. Het mooie is dat je vaak geen nieuwe momenten meer hoeft te bedenken, maar je op deze manier veel meer gebruik kunt maken van alle momenten die er al zijn. Zo ontstaat niet alleen samenhang en sturing op de verandering maar ook rust en voorspelbaarheid voor iedereen die betrokken is.
Met deze drie tips kun je meteen aan de slag.
1. Maak een jaarkalender met ontmoetingsmomenten.
Een kalender waarop alle leer- en ontmoetingsmomenten staan die je in het kader van de organisatieontwikkeling organiseert. Zet hierop niet alleen de bijeenkomsten waarop het management nadenkt over de strategie of de bijeenkomsten waarop de teams worden betrokken, maar ook de kerstborrel, het teamuitje en nieuwjaarsspeech. Want ook deze rituele momenten kun je gebruiken om het verhaal van de organisatie levend te houden en te sturen op het gewenste gedrag.
2. Maak van elke volgende bijeenkomst een podiummoment.
Vertel in bijeenkomst 1 een verhaal, bijvoorbeeld over de visie. Kondig vooraf aan dat de managers die nu luisteren, in de volgende bijeenkomst sprekers zullen zijn, omdat je wilt zorgen dat iedereen het verhaal niet alleen kent maar ook kan doorvertellen en -vertalen. Een heel eenvoudige interventie, maar omdat je hem al aankondigt voordat de managers luisteren, zorg je ervoor dat zij op het puntje van hun stoel zitten. Zij weten immers dat zij de volgende keer op het podium staan. En natuurlijk doe je met de volgende luisterende groep weer hetzelfde.
3. Geef inspiratie voor het reguliere werkoverleg.
Tussen bijeenkomsten door zijn er altijd reguliere overlegmomenten. Bila’s en overleggen in de teams. Zolang je daar geen inspiratie voor geeft of niet op stuurt, zullen die verlopen zoals men gewend is. Zonde. Geef de teams drie mogelijke mini-programma’s met inhoud en werkvormen mee die passen in een regulier overleg. Denk aan een programma waarmee je de visie in je team kunt bespreken, vragen die helpen bij het vertalen van de visie naar de praktijk of werkvormen waarmee je op een intervisieachtige manier dilemma’s kunt bespreken uit het werk. Maak programma’s die aansluiten bij de collectieve richting én het gedrag oproepen dat je breed wilt ontwikkelen. Wil je openheid, flexibiliteit, verantwoordelijkheid of samenwerking stimuleren? Kies dan werkvormen die dat gedrag oproepen.
Met deze tips zorg je er dus voor dat je niet alleen ín bijeenkomsten stuurt op de gewenste verandering, maar ook tussendoor, zonder dat je daar zelf bij hoeft te zijn. Mocht je een heel eigen vraag hebben of hulp willen bij het uitvoeren van deze activiteiten, bel ons dan even. Wij denken graag met je mee.
