Vergaderen op afstand, we doen het steeds vaker. Maar hoe hou je het ook effectief?

Het is een kunst om een online vergadering te begeleiden waarin alle deelnemers actief meedoen. Misschien herken je wel dat jij in e-overleggen vooral aan het zenden bent en dat er weinig interactie is. Of maak jij mee dat deelnemers hun microfoon en hun camera uitzetten en ondertussen misschien wel met iets heel anders bezig zijn? Effectief en actief gedrag bij deelnemers oproepen, hoe doe je dat in een online overleg? Met e-werkvormen kun je bij deelnemers gedrag oproepen dat wél effectief is. Hoe doe je dat?

Praten… of juist niet

In een fysiek overleg wil je dat mensen zich hoorbaar uitspreken, maar bij een online vergadering wil je juist zo min mogelijk geluid produceren en zorgvuldig structureren wie het woord neemt. Zodra mensen hun microfoon aanzetten, krijg je namelijk onvermijdelijk last van storend achtergrondgeluid. En als deelnemers wordt gevraagd zich plenair uit te spreken dan leidt dat tot ongemakkelijk situaties, omdat je nu eenmaal lastig kunt aanvoelen of iemand is uitgesproken. Deelnemers houden dan liever hun mond.

Hoe communiceer je dan? Nou, gebruik gebaren!

Zoals een doof persoon gedwongen wordt visuele zintuigen te ontwikkelen, zo is het in een online-vergadering van belang om zoveel mogelijk te profiteren van visuele en tekstuele middelen. Bekende platforms zoals Zoom en Skype hebben hier niet voor niets op ingespeeld met een chatbox, de mogelijkheid om documenten te delen en een whiteboard waarop getekend en geschreven kan worden. Daarnaast kun je ook met elkaar terugvallen op hele simpele gebarentaal om te communiceren zonder geluid.

Hoe dit er precies uit ziet, illustreren we aan de hand van drie e-werkvormen.

Werkvorm 1: chat duo

Hoe kun je actieve input van deelnemers op een inhoudelijk onderwerp krijgen?

Stel een concrete gerichte vraag aan de groep, bijvoorbeeld: Hoe kunnen wij de omzet vergroten? Geef deelnemers de opdracht om in tweetallen te chatten en binnen 5 minuten minstens drie ideeën te delen in de plenaire chat. Vervolgens kun je een stemronde inlassen (zie werkvorm thumps up) om plenair te inventariseren welke ideeën de moeite waard zijn om verder uit te werken. Je kunt ervoor kiezen nog een chat duo-ronde in te lassen om één van de ideeën verder uit te werken.

Werkvorm 2: thumbs up
Hoe kom je erachter of iedereen zich kan vinden in een besluit dat jij of iemand anders voorstelt?

Een mooie eerst stap is om letterlijk een beeld te creëren van de standpunten van de deelnemers. Geef deelnemers de volgende drie opties: Als ze zich kunnen vinden in het besluit, dan steken ze hun duim omhoog. Als ze zich niet kunnen vinden in het besluit, dan steek ze hun duim naar beneden. Als ze twijfels hebben over het besluit dan steken ze hun duim op zij. Vervolgens geef je aan dat er ruimte is om standpunten toe te lichten. Vraag de mensen die hun duim op zij hebben gestoken om hun vraag in de chatbox te noteren en vraag de mensen die hun duim naar beneden hebben gestoken te noteren wat er voor hen nodig is om wel met het besluit uit de voeten te kunnen. Na deze inventarisatie en de expliciete toelichting van standpunten, beantwoord je vragen en geef je de deelnemers het woord.

Werkvorm 3: Visueel maken
Hoe kun je het visuele geheugen van deelnemers prikkelen?

De meeste platforms geven je de mogelijkheid om een whiteboard in beeld te brengen, waarop je een boodschap, idee, plan, standpunt of een verhaal visueel kunt maken. Dat helpt! Mensen houden van plaatjes en tekeningen, omdat ze daarmee boodschappen beter kunnen interpreteren, informatie sneller kunnen verwerken en de informatie blijft beter hangen. Denk eens aan visuele notulen, praatplaten of visuele recaps in een overleg.

Ben je op zoek naar meer e-werkvormen? Bel ons gerust of meld je nu aan om op de hoogte te worden gehouden van de eerstvolgende e-werkvormentraining!


Ook interessant

Zin in vergaderen

Zo krijg je zin in vergaderen! Oef. Je hebt een dag vól vergaderingen. Daar kijk je niet naar uit. En dat terwijl we meer dan ooit overleggen – hoeveel uur denk je?

Hoe krijgen we mensen dolgraag aan het werk in de zorg en het onderwijs

Dat lukt ons als we dit veranderen

Zo werkt persoonlijk leiderschap

Zo werkt persoonlijk leiderschap: waarom het leven leuker is met een kompas! Herken je dit? Je probeert in een overleg iets uit te leggen, voelt je niet gehoord door collega’s en haakt vervolgens helemaal af.