Zin in vergaderen
Zo krijg je zin in vergaderen! Oef. Je hebt een dag vól vergaderingen. Daar kijk je niet naar uit. En dat terwijl we meer dan ooit overleggen – hoeveel uur denk je?
Stel, je bent bezig met het organiseren van een conferentie voor een grote groep bestuurders. Er ligt een grote maatschappelijke opgave waarbij zij betrokken zijn. Sterker nog, ze zijn niet alleen betrokken, zij hebben een sleutelrol in het realiseren van de transitie die je voor ogen hebt. Er is een datum geprikt, locatie geboekt en op hoofdlijnen ligt er een programma. Althans, het onderwerp is bekend. Natuurlijk ga je zorgen voor goede koffie en voldoende tijd in de lunch om elkaar te ontmoeten en bij te praten. Maar.. hoe zorg je dat deze sessie tussen al die andere bijeenkomsten die deze bestuurders hebben tot iets meer dan ‘een goede dag’ leidt?
Hoe het misgaat
Laten we beginnen bij hoe het nu meestal gaat. Want als je alles doet zoals je altijd doet, kun je verwachten dat iedereen na afloop weer over gaat tot de orde van de dag, deelnemers niks delen over wat ze hebben geleerd, ze zelfs verschillende boodschappen hebben en de organisatoren zélf met de verantwoordelijkheid de deur uit gaan om de aandacht voor het thema vast te houden. Terwijl het idee nou juist was, dat deelnemers een stap zouden zetten.
Hoe je de impact juist vergroot
Het kan ook anders, echt waar. Wat kun je doen om de impact van een bijeenkomst te vergroten?
1. Maak één leer- en ontmoetingskalender
Er zijn meestal al allerlei bijeenkomsten. Vaak zonder samenhang. In plaats van elke keer weer een volgende bijeenkomst te organiseren, is het zeer de moeite waard om één leer- en ontmoetingskalender maken voor het komend jaar, waarop alle bijeenkomsten staan voor jouw doelgroep. Zet er vooral ook de bijeenkomsten tussen die jij niet zelf initieert maar die anderen in hetzelfde kader organiseren. Een leer- en ontmoetingskalender geeft overzicht en maakt het mogelijk om veel meer samenhang aan te brengen tussen alle bijeenkomsten.
2. Praat niet over gedrag maar roep het op
Wil je dat bestuurders na de conferentie iets gaan doen? Bijvoorbeeld eenzelfde verhaal uitdragen in hun teams? Realiseer je dan dat zij dat niet gaan doen na een inspirerend verhaal van een gastspreker (achteroverleunend in de stoel met een kop koffie in de hand). Als je wilt dat zij iets gaan doen, zie hen dan niet als deelnemers, maar zet hen in een verantwoordelijkheid. Laat hen in de ochtend bijvoorbeeld praten over hun visie, nodig in de middag een andere groep uit en zet de bestuurders op het podium om hun visie in de middag al te delen met de gasten. Of laat hen de visie inspreken op een video, die zij daarna kunnen delen in hun organisaties. Kortom: roep in de bijeenkomst het gedrag op dat je erna zou willen zien.
3. Activeer het systeem
Wil je zorgen dat de deelnemers aan jouw conferentie iets delen met hun eigen teams? Maak een vraag wakker in het systeem om de deelnemers heen. Deelnemers vragen of ze iets delen, werkt niet. Wat wel werkt, is zorgen dat hun teams na de conferentie vragen gaan stellen. Komen er bestuurders naar je bijeenkomst? Betrek dan vooraf een of twee teamleden uit hun teams en zorg dat je hen aan boord haalt. Geef hen een sleutelrol in het verankeren en door vertalen van de boodschap uit de conferentie naar de dagelijkse praktijk. Kortom: betrek de rest van het systeem waardoor de vragen uit de eigen praktijk van de bestuurder ervoor zorgen dat informatie wordt gedeeld en verankerd.
Ben je opleidings-, organisatie- of HR-adviseur en ben je regelmatig betrokken bij belangrijke bijeenkomsten in het kader van organisatieontwikkeling? Dan ben jij degene die ervoor kan zorgen dat er nog meer gehaald wordt uit alle bijeenkomsten die er worden georganiseerd. Wil je daarover van gedachte wisselen met een van onze ontwerpers of trainers? Dat kan. Laat van je horen en we komen graag bij je langs.
